Organiser une soirée demande beaucoup d'efforts et de stress, mais la reconnaissance des danseurs amène ensuite une grande satisfaction. L'important est de ne pas se décourager. Voici des conseils pour vous aider à ne rien oublier.
1. Choisir le concept
Vous avez sans doute déjà en tête le genre de danse (salsa, tango, rock...) et le jour idéal, mais réfléchissez comment vous pourriez apporter un peu d'originalité à votre soirée afin d'attirer plus de danseurs et de vous démarquer de la concurrence. Voici une liste d'idées loin d'être exhaustive :
● Proposez à un professeur de faire une initiation en début de soirée. Cela aura l'avantage de faire venir les gens plus tôt et permettra à des débutants ou non-danseurs de profiter de la soirée.
● Suggérez un dress-code en portant un habit ou un accessoire d'une certaine couleur. Vous serez surpris par le nombre de gens qui jouent le jeu.
● Offrez des bonbons haribo seulement à ceux qui respectent le dress-code.
● Organisez un quart d'heure américain où les femmes doivent inviter des hommes qu'elles ne connaissent pas.
● Faites faire une démo d'une danse qui n'est pas celle de la soirée. Par exemple, faites venir un couple de tango si votre soirée est salsa. Le public sera ravi de découvrir quelque chose d'autre.
● Organisez un concours en tirant au sort un numéro de ticket d'entrée. Faites gagner des boissons.
● Invitez un groupe de musique ou un DJ populaire si les moyens le permettent.
● Trouvez un intitulé plus original que juste « Soirée salsa » surtout si vous avez un thème.
● Faites venir un photographe en annonçant sa présence : beaucoup de danseurs adorent savoir qu'ils seront sur de belles photos.
2. Trouver une salle
Trouver le lieu qui se prête à la soirée est bien sûr la chose la plus importante mais aussi la plus difficile.
Des locations de salle événementielles sont disponibles dans beaucoup d'endroits. Le prix est variable, à l'heure ou à la soirée, incluant ou non l'assurance. Déterminez la capacité dont vous avez besoin en fonction du nombre de participants attendus. Vérifiez l'horaire maximal autorisé qui n'excède parfois pas 1h du matin. La facilité d'accès est à prendre en compte : assurez-vous que les gens ne trouvent pas la salle trop loin et qu'il y ait un parking ou des places pour se garer.
Si vous êtes une association, il est parfois possible d'obtenir une salle municipale gratuitement ou à moindre frais. Vous devez par contre vous y prendre bien à l'avance, car ces salles sont généralement très demandées, et il ne faut pas manquer la réunion qui détermine les attributions dans le planning. Faites attention à la qualité du sol.
Vous pouvez enfin choisir de contacter des établissements organisant des soirées dansantes, tels que des dancings, restaurants et bars, pour leur proposer d'organiser chez eux votre soirée. Ils peuvent être intéressés car vous leur amenez de la clientèle, sans qu'ils n'aient à s'occuper de la publicité ni de la musique. Bien sûr, il est plus difficile d'obtenir un créneau tel que le samedi où ils ont souvent déjà une soirée qui fonctionne. Surtout que le public de danse à deux est connu pour consommer peu. Il danse, prend de la place et boit de l'eau. C'est ainsi qu'on retrouve certaines soirées salsa ou milongas en début de semaine ou le dimanche soir. Mais pour vous, c'est une bonne affaire, car vous n'avez pas d'argent à débourser et pouvez même en gagner en négociant avec le patron si la soirée est un succès. Le DJ n'est généralement pas à votre charge car c'est l'établissement qui encaisse les entrées et les consommations, mais vous devez en trouver un ou vous occuper vous-même de la musique si le DJ résident n'est pas équipé en morceaux pour votre genre de danse.
3. Aménager l'endroit
Certaines salles sont déjà toutes équipées pour accueillir une soirée dansante, mais d'autres sont totalement "nues" et nécessitent de redoubler d'efforts (et d'argent) pour les adapter. Des magasins de son et lumière permettent de louer tout matériel pour une soirée (pensez à les mettre en concurrence). Faites-en sorte que les dépenses n'obligent pas à fixer un prix d'entrée trop élevé par rapport à ce qui est habituel dans le milieu.
Le son : il vous faut installer des enceintes amplifiées. La puissance dépend de la taille de la salle et du nombre de participants. Deux enceintes de 250W font souvent l'affaire. Ce matériel est volumineux à transporter et demande de s'y connaître un minimum pour effectuer les bons branchements et réglages.
L'éclairage et la déco : les lumières de base d'une salle ne sont absolument pas adaptées à une soirée car elles sont trop vives. Vous devez donc louer des projecteurs, dont vous pouvez régler l'intensité, l'orientation, les couleurs et les éventuels effets. Pas besoin d'un matériel très sophistiqué, les danseurs de danse en couple veulent juste être dans une ambiance tamisée, ni trop sombre ni trop éclairée. Vous pouvez rendre la salle plus chaleureuse en ajoutant quelques décorations en rapport avec le thème de la soirée ou le style de danse. Par exemple, une ambiance tropicale ou cubaine pour une soirée salsa.
La musique : on fait généralement appel à un DJ, dont la rémunération est très variable car certains le sont pour le fun et d'autres sont de vrais professionnels connus attirant beaucoup de monde. Comptez au minimum 100 €. Vous devez vous occuper d'apporter une table de mixage. L'alternative répandue est d'utiliser une playlist sur un ordinateur avec un logiciel tel que Virtual DJ. Si c'est vous qui vous vous en occupez, prévoyez suffisamment de morceaux pour tenir toute la soirée, avec des lents pour les débutants (souvent plutôt en début de soirée) et des plus complexes pour les avancés. Dans tous les cas, soyez en règle avec la Sacem : vous avez l'obligation de lui déclarer votre soirée et lui payer les droits d'auteurs, que votre soirée soit gratuite ou payante, en intérieur ou en extérieur, petite ou grande. Sauf si elle se passe dans un établissement qui la paie déjà (et qui doit souvent payer aussi la Spré).
Les boissons : prévoyez un stock de boissons soft et de bouteilles d'eau. Souvent, on comprend une boisson avec le ticket d'entrée. Essayez de ne pas prévoir trop large car vous risquez de vous retrouver avec un stock dont vous ne saurez quoi faire. La vente de boissons alcoolisées demande une autorisation qui est difficile à obtenir, mais les danseurs peuvent très bien s'en passer.
Le nettoyage : vous devez rendre la salle dans un état impeccable, sans quoi vous ne serez plus les bienvenus. Soit vous vous occupez du ménage, soit vous pouvez faire appel à une société. Mais ne comptez pas trouver à votre arrivée un sol propre. Il faudra donc effectuer le nettoyage également avant la soirée dansante pour offrir une piste qui ne soit ni collante ni trop glissante.
4. Faire la communication
Le public pratiquant une danse sociale est relativement réduit et demande donc une communication très ciblée pour l'atteindre.
Contactez les écoles de danse et associations afin qu'elles fassent passer l'information à leurs élèves. Ne misez cependant pas trop sur l'efficacité de cette démarche : peu relayeront l'info si elles n'ont rien à y gagner, surtout si elles vous considèrent comme concurrent. Cependant, la réussite d'une soirée dansante dépend souvent de l'implication d'une école, forte du nombre de ses élèves. S'associer avec l'une d'entre elle, la nommer sur les flyers, faire un tarif réduit pour ses membres, peut donc être inévitable.
Distribuez un flyer, c'est-à-dire un tract, qui aura été conçu par vous-même ou un infographiste. Essayez de ne pas le surcharger de texte que personne ne lira, restez sur l'essentiel (lieu, prix, horaire…). Veillez à payer les droits de l'image si elle n'est pas libre et à indiquer les mentions légales. Trouvez les lieux que fréquentent votre public (bars, écoles, ...) puis allez-y pour distribuer vos flyers ou en déposer un tas en évidence en demandant l'autorisation (sinon, faites-le discrètement…). Une pratique courante est d'en mettre sur le pare-brise des voitures garées près d'une soirée du même type : ainsi, à la fin de la soirée, les danseurs découvrent l'annonce de la vôtre.
Créez un évènement Facebook et invitez vos amis en leur demandant de le partager sur leur mur. Reprenez le visuel du flyer et apportez un soin particulier à la description de la soirée (pas tout en majuscules, pas de fautes, ne pas oublier d'informations...). Vous pouvez le partager dans des groupes et sur des pages locaux qui ont un rapport, mais attention à ne pas spammer : faites-le une seule fois, pas tous les jours. L'évènement permet aussi d'avoir rapidement une idée du nombre minimum de participants et même d'annuler la soirée si on voit qu'elle ne motive pas foule. Certains sont partisans de le lancer la dernière semaine afin que les gens n'oublient pas, d'autres un mois avant. Plus vous visez un public nombreux, qui viendra même de loin, plus vous avez besoin d'anticiper.
Référencez la soirée sur les sites Web spécialisés, les forums, le journal local… Consultez cet article qui détaille les moyens qu'utilisent les danseurs pour trouver les soirées. Envoyez une mailing list si vous avez des contacts.
Demandez au DJ de vous aider à faire la promotion via son Facebook et au micro des autres soirées qu'il anime. De façon générale, demandez à un maximum de connaissances de vous aider à faire fonctionner le bouche à oreille.
5. Le jour J
La journée du grand stress est enfin là. Vous allez connaître la crainte jusqu'au dernier moment que le public ne soit pas au rendez-vous ! Si vous avez annoncé votre soirée pour 21h, ne soyez pas surpris que les gens viennent à 22h, les danseurs laissent souvent une marge pour être sûrs de ne pas arriver avant tout le monde.
Il est nécessaire de prévoir large pour le temps de préparation de la salle. Les choses ne se passent jamais comme prévu, il peut y avoir une rallonge manquante, une enceinte qui ne fonctionne pas… Installez tout le matériel et testez tout au moins deux heures avant le début. Apportez un deuxième ordinateur au cas où il y ait besoin d'une solution de secours pour la musique.
Attribuez des tâches à chaque personne vous aidant bénévolement à l'organisation. Une personne se charge des enceintes, une autre du stand pour les boissons, etc. Faites changer les attributions à chaque soirée pour que ce ne soit pas toujours les mêmes qui doivent faire le ménage ! Faites aussi des roulements au cours de la soirée afin que, par exemple, la personne de l'entrée tenant le vestiaire ou la caisse puisse également profiter de la soirée.
Réglez la clim : n'attendez pas que la chaleur des corps transforme la salle en fournaise. En hiver, il peut être utile de mettre le chauffage avant l'arrivée des convives, mais un peu de froid incite les gens à aller danser !
Prenez des photos des couples qui dansent et même faites une vidéo que vous diffuserez sur Facebook. Montrer aux absents que la soirée a été un succès est important pour les inciter à venir à la prochaine.
Ramassez les boissons vides sans attendre la fin. Vous gagnerez du temps lorsqu'il s'agira de nettoyer et ranger la salle.
Il y en a toujours qui râleront sur les défauts qu'ils ont pu trouver à la soirée (la musique, le sol…). Que cela ne vous décourage pas car ils ne sont pas représentatifs : les gens satisfaits sont toujours plus discrets. Continuez d'organiser des soirées, vous en améliorerez un peu plus l'organisation à chaque fois. La danse à deux a besoin de soirées pour se développer et attirer de nouveaux pratiquants, il est dommage qu'il n'y en ait pas assez à cause de leur manque de rentabilité par rapport aux soirées clubbing ou généralistes, d'autant que leur public est fidèle, respectueux et ne pose pas de problèmes (il y en effet rarement besoin d'embaucher des agents de sécurité).
Enfin, n'oubliez pas de profiter de vous aussi la soirée en faisant quelques danses !
